Dokumentumkezelés (Document Management System) az abas ERP-ben
A vállalatok naponta rengeteg bizonylatot, e-mailt és egyéb dokumentumot dolgoznak fel. Az abas DMS kezelhetővé teszi ezt az információáradatot, csökkenti a költségeket és megkönnyíti a dolgozók számára a napi munkavégzést. Nézzük meg mik a a DMS modul legfontosabb jellemzői és előnyei.
- Archiválás
Archiválja az összes bizonylatot ellenőrizhetően és a jogszabályi követelményeknek megfelelően!
- Integráció
Az abas ERP adatbázisához integrált DMS funkciónak köszönhetően a megszokott felületeken dolgozva, gombnyomásra elérhetővé válnak a szükséges dokumentumok.
- Hatékonyságnövelés
A dokumentumkezelés automatizálása és digitalizálása jelentős mértékben növeli az irodai munkavégzés hatékonyságát!
Archiválás - keresgélés helyett rendezett dokumentum tárolás
Legyen szó papírbizonylatokról, riportokról, e-mailekről, rajzokról, projekttervekről vagy excel és word dokumentumokról az abas DMS gyors, megbízható és ellenőrizhető dokumentumkezelést biztosít. Az elektronikus dokumentumok egyszerűen a "húzd és ejtsd" funkcióval archiválhatók a böngészőben. A papírbizonylatok a digitalizálást követően könnyedén hozzárendelhetők manuálisan vagy vonalkód segítségével egy-egy, az abas ERP-ben leképzett folyamathoz. Az optikai szövegfelismerés (OCR) a képinformációkat szöveg kereséssel átkutatható formátummá alakítja át. A dokumentumok számos keresési, szűrési lehetőség segítségével másodperceken belül megtalálhatók, akár útközben is.
Integráció az abas ERP üzleti folyamataiba
Akár ügyfélszolgálati, értékesítési, könyvelési vagy menedzsment feladatokról van szó, profitáljon a dokumentum menedzsment rendszer mélyreható integrációjából. Az abas ERP rendszerében elkészülő dokumentumok nyomtatáskor automatikusan indexelésre és archiválásra kerülnek. Így központilag rendelkezésre áll a digitális dokumentumok teljes bizonylatlánca az ajánlatkéréstől, ajánlatottól, megrendeléstől, megrendelés visszaigazolástól kezdve szállítólevélen és számlán keresztül a teljes kapcsolódó levelezésig. Ha megnyit egy számlát az abas ERP rendszerben, automatikusan megkapja az összes hozzá tartozó bizonylatot közvetlenül a DMS dashboardon, időigényes keresgélés nélkül. Az abas DMS támogatja továbbá az elektronikus számla készítést és az e-számla küldést.
Hatékonyságnövelés - nincs több körülményes dokumentum keresgetés
Egy friss tanulmány szerint a munkaidő közel 30 százaléka megy el a dokumentumok napi szintű keresgélésével. A mélyreható abas ERP integrációnak köszönhetően ez azonban már a múltté. A DMS magas szintű átláthatóságot teremt a vállalat egyes részlegei között mozgatott dokumentumok kezelésében, ezáltal jelentős mértékben csökken az időráfordítás, értékes kapacitásokat felszabadítva az értéktermető feladatokra. Az olyan ismétlődő rutintevékenységek, mint a bejövő számlák rögzítése, szétosztása és könyvelése az elektronikus számla feldolgozással teljes mértékben automatizálhatók. A munkatársak nem csak időt nyernek, de az adatok biztonsága és minősége is érezhető mértékben növekszik.